Ako pohodlne ukladať dokumenty doma?

Existuje mnoho situácií, v ktorých používame poistky, certifikáty a certifikáty. Preto, aby mali po ruke potrebné papiere, sú ľudia nútení skladovať si doklady doma. Ako to však urobiť správne, aby sa nič nestratilo ani nepokazilo?

Aké dokumenty je potrebné uchovávať?

Každý moderný človek má veľa kusov papiera na všetky príležitosti. Nie každý z nich sa však oplatí skladovať.

Tu je zoznam dokumentov, ktoré musíte mať doma:

• Zoznam sa otvára pasmi a inými rodinnými dokladmi. Napríklad závety, osvedčenia.
• Osvedčenia, splnomocnenia, potvrdenia a iné veci súvisiace s nehnuteľnosťou a dopravou.
• Diplomy, diplomy, atestácie, certifikáty potvrdzujúce dostupnosť vzdelania.
• Papiere súvisiace s odbornou činnosťou: pracovné knihy, dohody, zmluvy.
• Výsledky vyšetrení, lekárske zásady a karty.
• Záručné listy, účtenky na domáce spotrebiče a nábytok.
• Daňové doklady.

Samostatne si môžete vybrať elektronické dokumenty alebo jednoducho údaje v digitálnom formáte. Spravidla zodpovedajú jednému z vyššie uvedených bodov a tiež podliehajú skladovaniu.

Ako dlho by sa mali papiere uchovávať?

Dokumenty je možné rozdeliť podľa času uloženia. Závisí to od doby platnosti každej konkrétnej kôry.

• Trvalé. Takéto papiere by mali byť vždy po ruke.Ide o sobášne listy, rodné listy, diplomy potvrdzujúce vzdelanie, zdravotné údaje, notárom overené informácie, závety, dôchodkové listy.
• Dlhý termín. Doklady k nehnuteľnostiam, autám a drahým veciam. Patria sem aj odborné práce. Môžete tu tiež definovať šeky a účtenky. Je to niečo, čo je uložené na dlhú dobu a zostáva relevantné počas určitého časového obdobia.
• Krátkodobý. Potvrdenia o výkonoch od lekárov, právnikov a učiteľov sa odporúča uchovávať tri roky. Zmluvy o službách a vyhlásenia predpokladajú rovnaké obdobie.
• Neužitočné. Nepotrebné vzdelávacie a informačné materiály, návody na dôkladne naštudované veci, kalkulačné listy a pod.

Samostatne si môžeme všimnúť nepovinné dokumenty, ktoré však majú pre svojho majiteľa veľký význam. Patria sem osobné denníky, poznámky, fotografie a iné pamätné predmety. Zvyčajne také veci trvajú dlho.

Preto je vhodné vyhodiť všetko, čo sa momentálne nepoužíva a v budúcnosti nemôže byť užitočné. Aby ste udržali poriadok, musíte pravidelne čistiť koše a zbavovať sa nahromadeného odpadu a zároveň triediť naozaj dôležité dokumenty.

Tipy na skladovanie základných papierov

Spravidla väčšina domácností štandardne skladuje papiere.

1. Najprv sa dokumenty zoradia podľa oblastí: domov, práca, lekárska a iné.
2. Potom sa uložia do podpísaných priečinkov, ktoré určite zabránia tomu, aby ste sa v papieroch stratili.
3. Výsledné sady sú umiestnené v samostatnej krabici alebo vrecku. Mimochodom, pre pohodlie sa vo vnútri „kontajnera“ často vyrábajú oddiely, aby sa zabránilo miešaniu priečinkov.Zároveň sa musíte uistiť, že miesto uloženia je pre deti a zvieratá neprístupné, ale umiestnené pohodlne na použitie.

Často používané osobné doklady je dobré uchovávať oddelene. Váš pas, zdravotný preukaz, daňové identifikačné číslo (DIČ) a dôchodkový preukaz sa vám pohodlne zmestia do plastových vrecúšok uzatvárateľných na zips. Takéto obaly sú vzduchotesné a udržia obsah v dokonalom poriadku a zabránia, povedzme, navlhnutiu. Zároveň by sa dokumenty týkajúce sa zdravia mali uchovávať čo najprístupnejšie – aby sa nestrácal čas, ak sú naliehavo potrebné.

Vždy je dobré mať doma fotokópie dôležitých dokumentov. Prípady sú všelijaké a takáto rezerva môže pomôcť v nepredvídanej situácii.

Obzvlášť dôležité dokumenty môžu byť uložené v trezore. Moderný trh ponúka veľký výber skladovacích zariadení, takže každý kupujúci si môže vybrať niečo vhodné. Dokumenty je však lepšie uchovávať v trezore a nie v plastových priečinkoch – v prípade požiaru sa materiál, z ktorého sa skladajú, topí rýchlejšie ako papier.

Netriviálne spôsoby ukladania dokumentov

Zdá sa vám popis nudný? Žiaden problém! Existujú zaujímavejšie a pohodlnejšie spôsoby ukladania papierov.

• • Organizačná tabuľa. Existuje veľa možností pre takéto zariadenie. Vo svojej najjednoduchšej podobe je to panel, ku ktorému sú gombíky pripevnené papiere. V zložitejších verziách môže mať doska malé zásuvky a závesné držiaky.

• • Mini komoda. Je úplne rovnaká ako bežná komoda, no oveľa menšia. Je veľmi pohodlné v ňom ukladať dokumenty. Keď sú roztriedené do rôznych priehradiek, nikdy sa nestratia! Zásuvky v komode môžu mať rôzne veľkosti: malé na malé papieriky, veľké na výkresy.

• • Závesná krabica. Stačí malá škatuľka alebo košík pripevnený k stene ako poštová schránka. V takejto veci umiestnenej na chodbe je vhodné uložiť prinesené listy a potvrdenky.

• • Vrecko na obálku. Podobne ako v predchádzajúcej možnosti, ale nie je to krabica, ale obálka. Môžete ho pripevniť na stôl, chladničku, skriňu. Umožňuje uložiť dočasne potrebné dokumenty bez zaberania cenného miesta.

• • Odpadový kôš. Nie, nie smeti – špeciálne, na uskladnenie. Položený na stole alebo v skrini môže mať niekoľko priehradiek. Jednoduchý, lacný, ale efektívny spôsob ukladania dokumentov.

• • Často používané papiere môžete uchovávať v priečinku aktovky. Má rukoväť na prenášanie. Je navrhnutý tak, aby sa dokumenty v ňom nepokrčili. Zvyčajne je určený pre papier formátu A4. Ak je to potrebné, aby ste nestrácali čas hľadaním potrebných kôr, môžete jednoducho chytiť priečinok do kufríka a začať podnikať.

Používame digitálne technológie

Návody na lieky, prístroje a kancelárske vybavenie zaberajú veľa miesta. Oveľa jednoduchšie je uložiť ich elektronicky. Ak to chcete urobiť, musíte nájsť rovnaké informácie na internete a porovnať ich s tým, čo je k dispozícii na materiálnom zdroji, aby ste zabezpečili jeho identitu. Návod môžete jednoducho odfotografovať a uložiť do priečinka v počítači. Musíte len vybrať ten druhý takým spôsobom, aby ste ho náhodou neodstránili. Je lepšie zapísať ďalšiu kópiu výsledných súborov na externé médium, napríklad na pamäťovú kartu, alebo ju poslať do cloudového úložiska.

Pre každý prípad môžete naskenovať ďalšie dokumenty. Potom by ste sa však mali obávať o bezpečnosť elektronického systému pred možným útokom hackerov. Nikto nemá rád únik osobných údajov na internete.

Mimochodom, používanie počítača alebo mobilného telefónu je vhodné na sledovanie dátumov expirácie papierov. Stačí jednoducho zadať požadované dátumy do „kalendára“, aby vás elektronické zariadenie upozornilo na koniec doby platnosti konkrétnej kôry. Potom už zostáva len zbaviť sa nepotrebného papiera.

Možno je hlavné pravidlo pre ukladanie dokumentov doma jednoduché: starostlivá a pravidelná práca s domácimi papiermi je kľúčom k tomu, aby sa potrebný dokument nestratil v najdôležitejšom okamihu.

Nie všetky dokumenty sa oplatí uchovávať. Ale je veľa papierov, ktoré by mal mať každý z nás pri sebe. Musia byť uchovávané na bezpečných a odľahlých, ale pomerne ľahko dostupných miestach. Môžete robiť elektronické a bežné kópie dokumentov - pravdepodobne budú užitočné. V každom prípade starostlivé skladovanie a starostlivé triedenie papierov pomôže udržať ich v bezpečí.